Personvernerklæring for Sogndalstrand Kulturhotell

Innledning

Ditt personvern er viktig for oss og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet.  

Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med den til enhver tid gjeldende norske personopplysningsloven (GDPR).

Behandlingsansvarlig for personopplysninger

Vårt foretak Sogndalstrand Kulturhotell (heretter SKH), org. nr. 976 798 929, Strandgata 22, 4380 Hauge i Dalane, tlf. +47 51 47 72 55, e-post post@sogndalstrand-kulturhotell.no er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i vårt sentrale system for booking og fakturering, internettsiden www.sogndalstrand-kulturhotell.no. SKH er også behandlingsansvarlig for vår markedsføring og utsendelse av e-poster til våre kunder og kontakter, samt annen digital markedsføring.

Behandling av personopplysninger knyttet til booking og opphold

Når du bestiller hotellopphold hos oss, behandler vi reservasjonen din og bestillingsinformasjonen. Denne inkluderer opplysninger om romtype, hotell, priser og datoer for bestillingen din. I tillegg behandler vi informasjon om tilleggstjenester som romoppgraderinger og produkter du kjøper, og eventuelle kommentarer du legger i kommentarfeltet angående medisinske behov eller kostholdsmessige forespørsler du har.

Dette er for å kunne oppfylle avtalen om booking og kjøp av tjenester. Dette er opplysninger du har gitt oss direkte eller som du har gitt oss via reisebyrå eller agent.

Vi behandler disse opplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen om booking med deg, og i tillegg så lenge gjeldende lovverk eller myndighetspålegg pålegger oss dette.

Hvilke data samler vi inn

For å kunne administrere hotellbookinger og tilby overnatting til våre gjester er det nødvendig for oss å behandle blant annet navn, adresse, epost adresse, detaljer om overnattingen (romnummer, pris, betalingsmåte, antall døgn, antall gjester, måltider osv.), arbeidsgiver (for overnattinger i regi av firmaavtale).

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

Personopplysninger vil ikke bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter vi har.

F.eks. pålegger bokføringsloven oss å oppbevare detaljert kjøpshistorikk i fem år (fra 1.1.2015).

Videre vil vi slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene videre.

Hvem har tilgang til dine personopplysninger?

Vi vil kunne dele dine personopplysninger mellom avdelinger internt på Sogndalstrand Kulturhotell.

Ubetalte fordringer vil bli oversendt til inkassoselskaper. Videre vil vi dele dine personopplysninger med offentlige myndigheter i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser.

Utover dette vil vi ikke dele dine personopplysninger med andre virksomheter med mindre du samtykker til dette.

Informasjonssikkerhet

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor og har etablert passende sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysningers integritet, tilgjengelighet og integritet. Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang.

Databehandlere

Sogndalstrand Kulturhotell har inngått - eller ved endring til nye systemer, inngår - databehandleravtale med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss.

Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn slik som er avtalt med oss og beskrevet i denne personvern-erklæringen.

Hvor lagres dine personopplysninger?

Personopplysninger som behandles av Sogndalstrand Kulturhotell lagres i utgangspunktet på servere i Norge og Europa. Vi lagrer ikke personopplysninger i land utenfor EU/EØS

Dine Rettigheter

Du har rett til innsyn, korrigering eller sletting av personopplysninger eller begrensning av behandlingen som gjelder deg selv. Under visse forutsetninger har du også rett til å protestere mot behandlingen, samt rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

Videre kan du til enhver tid trekke tilbake eventuelle samtykker til behandling av dine personopplysninger.

Spørsmål eller anmodninger om innsyn i opplysninger som er registrert om deg kan rettes til post@sogndalstrand-kulturhotell.no

Hvis du mener at Sogndalstrand Kulturhotell har behandlet personopplysningene dine på en måte som ikke er korrekt, kan du kontakte oss. Du har også rett til å klage til en tilsynsmyndighet/ Datatilsynet.

Endringer i personvernerklæring eller i behandling

Vi jobber kontinuerlig med utvikling og forbedring av våre tjenester overfor våre kunder. Dette vil kunne endre måten eller omfanget av vår behandling av personopplysninger. Informasjonen vi gir gjennom denne personvernerklæringen vil derfor justeres og oppdateres med ujevne mellomrom. Vi vil dessuten endre personvernerklæringen når nye regler eller myndighetspraksis gjør det nødvendig.

Dersom du fortsatt søker etter mer informasjon, kan du kontakte oss via:

E-post: post@sogndalstrand-kulturhotell.no

Kontaktinformasjon

Sogndalstrand Kulturhotell

Telefon: 51 47 72 55

Epost: post@sogndalstrand-kulturhotell.no

Besøksadresse: Strandgata 22, 4380 Hauge i Dalane

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) for å forbedrebrukeropplevelsen av våre nettsider.

Hva er infokapsler/ cookie

En infokapsel/ cookie (heretter kallt cookies) er en liten tekstbasert datafil som plasseres på ditt utstyr (din smarttelefon, datamaskin eller for eksempel nettbrett) for å forbedre opplevelsen. Cookien hjelper til med å kjenne igjen hvilken type innhold og hvilke sider som besøkes på vårt nettsted. Informasjon som lagres ved hjelp av en cookie kan være hvordan du bruker nettstedet, hva slags type av nettleser du benytter og hvilke nettsider du har besøkt.

En permanent cookie ligger igjen på ditt utstyr for et bestemt tidsrom. En sesjonscookie lagres tilfeldig i ditt utstyrsminne mens du er inne på våre hjemmesider. Sesjonscookien forsvinner når du stenger din nettleser. Vi benytter både permanente cookies og sesjonscookies. Sogndalstrand Hotel  kan også komme til å benytte en tredjeparts cookies.

Dersom du ikke ønsker at våre nettsider plasserer cookies på ditt utsyr, kan du skru av denne i din nettleser.

Vær oppmerksom på at deaktivering av informasjonskapsler vil påvirke funksjonaliteten til denne og mange andre nettsteder du besøker. Deaktivering av informasjonskapsler vil vanligvis føre til at du også deaktiverer visse funksjoner samt funksjoner på dette nettstedet. Derfor anbefales det at du ikke deaktiverer informasjonskapsler.

E-post nyhetsbrev relaterte infokapsler

Dette nettstedet tilbyr nyhetsbrev eller epost abonnementstjenester, og informasjonskapsler kan brukes til å huske om du allerede er registrert, og om du vil vise visse varsler som bare kan være gyldige for abonnenter.

Skjema relaterte informasjonskapsler

Når du sender inn data til et skjema fra kontaktsiden eller kommentarskjemaer, kan infokapsler settes inn for å huske dine brukerdetaljer for fremtidig korrespondanse.

Nettstedinnstillinger informasjonskapsler

For å gi deg en god opplevelse på dette nettstedet, gir vi funksjonaliteten til å angi dine preferanser for hvordan dette nettstedet kjører når du bruker det.  

Tredjeparts infokapsler

I noen spesielle tilfeller bruker vi også informasjonskapsler levert av pålitelige tredjeparter. Følgende avsnitt beskriver hvilke tredjeparts infokapsler du kan støte på via dette nettstedet.

Google Analytics:

Dette nettstedet bruker Google Analytics, som er en av de mest utbredte og pålitelige analysene på nettet for å hjelpe oss å forstå hvordan du bruker nettstedet og måter vi kan forbedre opplevelsen på. Disse informasjons-kapslene kan spore ting som hvor lenge du er på nettstedet og hvilke sider du besøker, slik at vi kan fortsette å produsere engasjerende innhold.

For mer informasjon om Google Analytics-informasjonskapsler, se den offisielle Google Analytics-siden.

Synxis

Vi er stolt medlem av De Historiske som er en medlemsorganisasjon bestående  av frittstående hoteller.  Booker du rom via vår – eller De Historiske sine hjemmesider, er databehandleren av dette bookingsystemet Sabre Hospitality Solutions som er en global leverandør av hotel bookinger.

Dette medfører at personopplysninger om bestilling av overnatting behandles i USA. Utlevering til USA har grunnlag i EUs modellavtale for overføring fra oss som behandlingsansvarlig i Europa til databehandler i USA.

Du har mulighet til å opprette en brukerkonto på nettsidene til De Historiske. Her kan du velge å registrere navn, adresse, interesser og andre opplysninger slik at senere bestillingsprosesser kan forenkles. Disse opplysningene samles inn fra deg.

Se forøvrig også personvernerklæringen på De Historiske sine hjemmesider. www.dehistoriske.no

Behandling av personopplysninger i brukerkonto

Opplysningene du gir vil lagres sammen med bookingdata og kjøpshistorikk. Vi vil bruke disse opplysningene til å tilpasse nettsider etter dine behov og vil også bruke opplysningene til å tilpasse ditt hotellopphold hos oss. Grunnlaget for vår bruk av opplysningene er for å oppfylle avtaler med deg.

Behandling av personopplysninger for markedsføringsformål

Dersom du melder deg på våre nyhetsbrev lagrer vi og bruker vi din epostadresse til å sende deg nyheter og tilbud fra oss.

Vi vil også bruke din e-postadresse eller telefonnummer til å sende deg nyheter og tilbud innenfor regler om eksisterende kundeforhold. Vårt grunnlag er markedsføringslovgivningen.

Vi vil kontakte deg i sosiale medier etter ditt samtykke eller innenfor eksisterende kundeforhold. For å bruke sosiale medier som kommunikasjonskanal må vi levere ut din e-postadresse eller ditt telefonnummer til det sosiale mediet. Vårt grunnlag for dette er samtykkeeller legitime interesser.

Innhenting av personopplysninger fra andre

For å sørge for at vi har riktige opplysninger om deg, kan vi vaske dine opplysninger mot andre kilder som telefonkatalog, folkeregister og liknende. Det kan i noen tilfeller være aktuelt å kredittsjekke våre kurs og konferanse kunder, hvilket betyr innhenting av kreditt-data fra andre kilder. Vi henter inn demografiske opplysninger som alder, kjønn og språk fra andre kilder. Vi henter inn opplysninger fra våre samarbeidspartnere når dette er lovlig og nødvendig for leveranse av tjenester og kommunikasjon til deg.

Behandling av personopplysninger om våre leverandører, bedriftskunder og kontakter i næringslivet

Vi behandler opplysninger om kontaktpersoner hos våre leverandører, bedriftskunder, samarbeidspartnere, deltakere på våre arrangementer rettet mot næringslivet samt andre personer som opptrer i næringsvirksomhet. Dette gjør vi for å kunne jobbe effektivt, inngå og håndheve kontrakter, drive virksomheten vår og utvikle vår virksomhet og vårt profesjonelle nettverk. Slike opplysninger utgjøres typisk av navn, kontaktinformasjon, stilling, bedrift, kompetanse, forretningsmessige interesser og deltakelse på våre arrangementer for næringslivet eller tidligere utvist interesse for oss og våre ansatte.

Vi lagrer slike opplysninger så lenge vi vurderer at personen er en forretningskontakt med oss.

Grunnlaget for dette er legitime interesser.

Utlevering av personopplysninger og lovpålagt behandling

Vi leverer ikke ut dine personopplysninger til tredjepart, med mindre du har samtykket til dette, eller med mindre gjeldende lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol tillater oss eller pålegger oss dette.

For ordens skyld opplyser vi om at vår bruk av databehandler for å behandle opplysninger på vegne av oss, ikke regnes som utlevering.

Utlevering av informasjon til tredjepart

Vi kan dele personopplysningene dine med tredjeparter til de følgende formålene:

For å behandle reservasjonene og bestillingene dine, og fullføre reisearrangementene og kjøpene dine, må vi dele med andre reiseselskaper som er involvert i å hjelpe til med reisearrangementene dine.

Vi bruker tredjeparter for å levere tjenestene våre, som for eksempel IT-leverandører, leverandører av sosiale nettverk, kreditt- og debetkortselskaper og leverandører kontrolltjenester mot svindel. Alle slike tredjeparter må ha tilstrekkelig beskyttelse for personopplysningene dine og kun behandle dem i samsvar med instruksene våre.

Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke.

Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

*

Du kan til enhver tid trekke tilbake samtykker du har gitt oss eller reservere deg mot å motta markedsføring i eksisterende kundeforhold. Dette gjør du ved å melde deg av direkte på nyhetsutsendelsen via vår hjemmeside, eller sende oss en epost til post@sogndalstrand-kulturhotell.no.